스튜어트 다이아몬드, 이메일로도 효율적이고 진정한 의사소통을 하려면

이메일로는 서로의 어조나 감정 상태를 가늠할 수 없으므로 가능하다면 전화를 하거나 직접 만나는 편이 더 좋다고 할 수 있다.
발신자가 일반적인 내용을 썼더라도 수신자의 기분이 위축되어 있다면 이를 공격적으로 받아들일 수도 있기 때문이다.
그렇지만 이메일을 굳이 사용해야 한다면, 다음과 같은 방법으로 잠재적인 문제들을 최소화할 수 있다.

스튜어트 다이아몬드, 이메일로도 진정한 소통이 가능하기 위해서는

1. 먼저 이메일 내용의 전체적인 어조를 알려라.
 '친근한 마음을 담아 메일 드립니다.', '당황스러운 마음으로 메일을 드립니다.', '건설적인 비판을 위해 이 글을 씁니다.' 등 구체적인 발신자의 감정이 드러나야 상대가 알아차리고 글을 읽을 수 있다.

2. 상대방의 이메일에 즉각 반응하지 마라.
 대부분의 사람들이 이를 잘 알면서도 성급하게 반응한다.
 이메일을 받은 지 30분 후 신중하게 작성해서 답신을 보내면 오해를 바로잡느라 들이는 시간을 절약할 수 있다.

3. 이메일을 보내기 전에 상대방의 입장에서 다시 검토하라.
 사람들은 상대가 의도한 것보다 이메일의 내용을 공격적으로 받아들이는 경향이 있다.
 상대방이 가장 기분이 나쁜 상황이라는 가정 하에 내용을 작성하라. 그래야 위험을 줄일 수 있다.

4. 첫 부분에 상대방과 관련된 인간적인 내용을 넣어라.
 '그쪽에 눈이 많이 내렸다고 들었는데 괜찮으신지요?' 같은 내용을 넣으면 보다 인간적인 소통을 하는 느낌을 준다.

5. 절대 흥분한 상태에서 이메일을 보내지 마라.
 흥분하면 의도하지 않은 내용까지 쓸 수 있다. 쓰더라도 초고로 보관했다가 나중에 다시 수정하라.

6. 가능한 한 간결하게 써라.
 이메일은 검토하는 데 오랜 시간이 걸리는 복잡한 제안을 전달하기에 적합하지 않다.
 보고서를 보내려면 따로 첨부하고 원하는 검토 기한을 적어라.

7. 다른 사람에게 검토를 부탁하라.
 중요한 내용일 경우, 동료나 친구에게 검토를 부탁하라. 신선한 제3자의 시각은 많은 도움이 된다.

8. 안전장치를 두어라.
 기분이 나쁠 때 이메일을 보내야 한다면 서두에서 미리 양해를 구하라.

9. 이메일의 전체적인 분위기를 고려하라.
 유머는 거의 모든 상황에서 긍정적인 효과를 발휘한다. 적절한 유머는 이메일의 분위기를 부드럽게 만든다.

10. 상대방의 의사소통 방식을 고려하라.
 상대방의 의사소통 스타일을 감안하여 최대한 비슷하게 써라.
 상대방의 어투를 흉내 내라는 것이 아니다. 상대방이 이해하기 쉬운 어조로 쓰라는 것이다.





효율적인 의사소통의 기본적인 요소
1. 언제나 대화를 통해 문제에 접근한다.
2. 상대의 말을 듣고 난 다음 질문한다.
3. 상대방을 비난하지 않고 존중한다.
4. 오고가는 대화 내용을 자주 요약한다.
5. 감정을 배제한다.
6. 목표를 자세하게 밝힌다.
7. 관계를 손상시키지 않는 선에서 확고한 태도를 취한다.
8. 작은 신호를 놓치지 않는다.
9. 인식 차이를 논의한다.
10. 상대방이 약속하는 방식을 이해한다.
11. 결정하기 전에 상의한다.
12. 내가 통제할 수 있는 부분에 집중한다.
13. 누가 옳은지 논쟁하지 않는다.




스튜어트 다이아몬드, "소통을 할 때 상대방의 말을 먼저 듣고 질문한다는 것은 상대를 존중한다는 뜻이다. 협상에서는 당신의 말보다 상대방의 말이 더 중요하다는 사실을 절대 잊어서는 안된다. 당신이 전달한 의미보다 상대방이 받아들인 의미가 더 중요하다는 뜻이다. 꼭 기억하라. 먼저 소통하고 나중에 제안해야 한다는 사실을."





catchp:
사무실에서 "전화로는 서로 얼굴을 마주보고 표정을 확인할 수 없기 때문에, 서로 간의 감정 전달이 잘 안되어 오해가 생기는 경우가 있어요."라고 불평하는 직원을 본 적이 있다. 맞는 말이다. 전화도 이러하다는데 이메일은 어련할까.

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어떻게 원하는 것을 얻는가 - 스튜어트 다이아몬드 지음, 김태훈 옮김/8.0